Fabasoft iArchive

Trvalé uloženie dokumentov

Pojem archivácia popisuje v prostredí digitálneho spracovania informácií všetky činnosti súvisiace s trvalým uložením elektronických dokumentov. Sem patrí napríklad presun dokumentov na archívne médiá, pričom sa má zachovať prístup na čítanie, bezpečné dlhodobé uloženie dokumentov, správa rôznych archívnych médií v rámci archívneho informačného systému.

Fabasoft iArchive rozširuje Fabasoft eGov-Suite o funkcionalitu pre online archiváciu objektov, obsahov a verzií. Archivácia a nahratie dokumentov a ich verzií prebieha z hľadiska používateľa úplne transparentne. Ako archívne médiá možno použiť CAS systémy (EMC² Centera) ako aj archívne systémy na báze NTFS súborových systémov. Tým je umožnená bezpečná archivácia všetkých dát pomocou certifikovaných rozhraní na archívne systémy rôznych výrobcov.

Správa archívu pomocou "Archive Information System"

Komponenta Archive Information System umožňuje využiť archívny informačný systém, ktorý dokáže zobraziť, spravovať a tým dlhodobo využívať elektronické aj fyzické archiválie. Typické činnosti archivára môžu byť integrované do elektronického workflowu.

Bezpečná archivácia v súlade s legislatívou

Bezpečná archivácia slúži na dlhodobé uloženie a sprístupnenie elektronických podkladov, dokumentov a metadát na nemodifikovateľné médiá v súlade s požiadavkami legislatívy na konkrétne doby uloženia pre jednotlivé typy dokumentov, napr. 10 rokov pre dokumenty z danej vecnej oblasti. Takéto dlhodobé uloženie v produktívnom systéme je neekonomické nielen z hľadiska nákladov, ale v takýchto systémoch nie je možné garantovať, že v dokumentoch nedôjde ku zmene (revízii). Tieto požiadavky je možné splniť tým, že dáta sa presunú do príslušného archívneho systému. Aby sa zabezpečila dlhodobá čitateľnosť dát, ukladajú sa metadáta objektov v archívnom systéme na báze XML. Obsahy sa prenášajú do archívu v pôvodnom formáte a podľa potreby tiež vo finálnom formáte, napr. vo formáte PDF/A. Okrem splnenia legislatívnych požiadaviek je možné redukovať pomerne vysoké náklady na online storage produktívneho systému. Navyše produktívny systém v online prevádzke je odľahčený tým, že dáta sa presúvajú do archívu.

Podporované archívne systémy

Fabasoft podporuje viaceré archívne systémy a spolupracuje pritom aktívne s ich výrobcami. Nasledovné systémy sú podporované zo strany Fabasoftu:

• EMC² Centera
• NetApp SnapLock
• WORM - a Jukebox systémy na báze súborových systémov
• GRAU Data Storage AG

Fulltext vyhľadávanie a rešerše

V archivovaných obsahoch a metadátach je možné jednoducho vyhľadávať pomocou rozsiahlych možností na hľadanie a rešerše. Na tieto účely je k dispozícii produkt Mindbreeze Enterprise Search.

Obnoviť a ďalej spracovať

Podklady, dokumenty a metadáta uložené v archíve možno nielen čítať, ale aj obnoviť v produktívnom systéme a ďalej s nimi pracovať.

Dlhodobá archivácia bez rizika revízie

Archivácia znamená viac ako len samotné presunutie dát z produktívneho systému do archívneho systému. Pod archiváciou sa rozumie trvalé zabezpečenie, uchovanie a sprístupnenie zaznamenaných informácií v autentickej forme počas dlhého časového obdobia. Elektronická archivácia si vyžaduje okrem uchovania dokumentov a obsahov aj uchovanie metadát.

Správa archívu

Archívny informačný systém umožňuje spravovať nielen elektronické dokumenty, ako sú napr. elektronické spisy a záznamy, ale aj archívne materiály, ktoré existujú len vo fyzickej podobe. Typické pracovné činnosti archivára môžu byť zakomponované do príslušného workflowu. Archívny informačný systém umožňuje dlhodobo zabezpečiť, spravovať a využívať elektronické aj neelektronické dáta a dokumenty v zmysle „General International Standard of Archival Description" (ISAD(G)).