Automatizovaná správa registratúry

Aplikácia Automatizovaná správa registratúry na báze systému Fabasoft umožňuje:

• plnohodnotnú implementáciu elektronického spisu
• automatickú evidenciu všetkých relevantných registratúrnych dokumentov (záznamov a spisov)
• automatickú tvorbu všetkých evidenčných pomôcok (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme
• automatické prideľovanie čísla záznamu a čísla spisu
• jednotnú formálnu úpravu záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie - sada šablón, generovanie čísla listu (Naša značka) a pod.
• kontrolu všetkých povinných údajov
• automatický obeh záznamov v elektronickej forme s využitím skenovania
• monitoring spracovania záznamov a spisov
• vedenie histórie záznamu a spisu
• sofistikované a rýchle vyhľadávanie informácií
• všetky potrebné funkcie pre správcu registratúry, napr. ročná uzávierka spisov a pod.

Aplikácia pritom ide ďaleko nad rámec toho, čo požaduje legislatíva v oblasti registratúry a umožňuje:

• vytvoriť centrálne úložisko všetkých dokumentov
• plne elektronickú vnútornú korešpondenciu v organizácii, bez potreby papierových listov
• elektronickým spôsobom dávať ľubovoľné dokumenty na vedomie, na pripomienkovanie, na stanovisko a na schválenie - podpora procesného riadenia
• plne elektronický obeh špeciálneho typu spisu (referátny hárok)
• vytvoriť základ pre postupnú plnú automatizáciu všetkých administratívnych činností a procesné riadenie organizácie, napr. proces spracovania doručených faktúr, atď.
• možnosť využívať zaručený elektronický podpis
• integráciu s inými aplikáciami
• vytvoriť základ pre postupnú plnú automatizáciu všetkých administratívnych činností a procesné riadenie organizácie budovaním ďalších špecializovaných aplikácií

Základný scenár práce so systémom je nasledovný:

• podateľňa zaeviduje doručený záznam a odošle adresátovi (organizačnému útvaru) v rámci organizácie
• zodpovedný zamestnanec na organizačnom útvare pridelí doručený záznam referentovi na vybavenie a určí pokyny pre vybavenie
• referent doručený záznam vloží do existujúceho spisu alebo preň vytvorí nový spis
• referent vybavuje spis (vytvára odoslané/interné záznamy v spise, vkladá doručené záznamy do spisu, dáva na vedomie, žiada o pripomienky, pripravuje odpovede atď.)
• pri tvorbe odpovede (odoslaného záznamu) využíva proces schvaľovania a podpisovania
• referent označí spis ako vybavený ( po prípadnej kontrole nadriadeným) a následne ako uzavretý ( po prípadnej kontrole nadriadeným)
• spis sa uloží do príručnej registratúry, po uplynutí 2 rokov prechádza do registratúrneho strediska
• po uplynutí lehoty uloženia sa spis stáva predmetom vyraďovacieho konania

Systém poskytuje rozsiahlu a bohatú funkcionalitu. Práca so systémom je napriek tomu jednoduchá, pretože každý používateľ má k dispozícii len tie časti a funkcie systému, ktoré potrebuje pre svoju prácu, a to v závislosti od kategórie, v ktorej je zaradený (napr. zamestnanec podateľne, referent, vedúci organizačného útvaru atď.).

Legislatívne požiadavky na správu registratúry:

Medzi najdôležitejšie požiadavky legislatívy na správu registratúry patrí:

• jednoznačná identifikácia záznamov a spisov
• spracovanie každého záznamu v rámci spisu
• dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom - od vzniku až po archiváciu/zničenie
• vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry

Aplikácia splňuje všetky legislatívne požiadavky, uľahčuje a zjednodušuje prácu a starostlivosť o registratúru organizácie.

Funkcionalita pre správcu registratúry:

Aplikácia poskytuje správcovi registratúry všetky funkcie potrebné pre odbornú starostlivosť o registratúru, ktorú vyžaduje legislatíva.

Vo väčších organizáciách, ktoré majú viacerých správcov registratúry,je možno definovať viacej rolí, tzn. samostatnú rolu pre centrálneho správcu a role pre lokálnych správcov registratúry. Centrálny správca registratúry má prístup ku všetkým spisom/záznamom v celej organizácii a môže vykonávať funkcie týkajúce sa celej organizácie (napr. aktualizáciu registratúrneho plánu, aktualizáciu kategórií šablón, uzavretie roka). Lokálni správcovia majú prístup len ku vyhradenej časti spisov/záznamov a vykonávajú spracovania týkajúce sa tejto časti dát (napr. ročnú uzávierku spisov, presun do registratúrneho strediska atď.).Pre svoju činnosť má správca registratúry k dispozícii samostatný portál, ktorý sa objaví po prepnutí do príslušnej role.

Aplikácia poskytuje nasledovné funkcie:

• správa registratúrneho plánu
• správa typov záznamov (kategórie šablón)
• uzavretie aktuálneho roka
• hromadné uzavretie zberných spisov
• ročná uzávierka spisov
• presun spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska
• vyraďovacie konanie
• zostavy